EditGrid

Un tableur en ligne : EditGrid.

Dernière mise à jour : 05/11/2006

Utiliser un tableur spécialisé

EditGrid est un tableur réellement avancé qui comblera tous les utilisateurs forcenés des feuilles de calcul. C'est de plus à mon sens un exemple de ce qui se fait de mieux au niveau application Web 2.0.

Procédez à votre inscription en vous rendant sur cette page Web : http://www.editgrid.com/home.
Cliquez sur le bouton Français puis sur le lien S'enregistrer.

Vous pouvez immédiatement accéder à votre espace de travail : "Mon espace de travail".
Les onglets visibles listent :

Les tableaux que vous avez rendus publics;
Les modèles dont vous pouvez vous servir afin de démarrer un nouveau tableau;
Un moteur de recherche.

Vous pouvez tout de suite ajouter un nouveau tableau ou en importer un créés avec une de ces applications : MS Excel, OpenDocument, Gnumeric, OpenOffice 1.x, Lotus 1-2-3 ou au format CSV.
Vous devez attribuer immédiatement un nom pour ce tableau puis cliquer sur le bouton Enregistrer.
Un tableau (ou Book) est le nom qui est donné à votre classeur dans lequel vous avez trois feuilles de calcul (Sheet)…
N'oubliez pas également de définir le niveau de diffusion donné à cette feuille de calcul.
Voici les niveaux possibles :

Privé : aucun visiteur public ne peut voir et modifier votre tableau;
Lecture-Écriture : les visiteurs publics peuvent voir et modifier le tableau.
Lecture seule : les visiteurs publics ont la possibilité de voir votre tableau mais pas de le modifier;

Dans ces deux derniers cas vos tableaux seront accessibles en cliquant sur l'onglet Mon Affichage Public.
Une fois que vous aurez accédé à votre première feuille de calcul vous vous apercevrez que la ressemblance avec Microsoft Excel est troublante !
Signalons que le serveur n'est pas très rapide et que ce service est plutôt tourné vers des fonctionnalités de partage ou de synchronisation avec vos documents existants plutôt que la création pure de nouvelles feuilles de calcul.
Nous allons simplement expliquer les quelques fonctionnalités qui nous ont parue les plus intéressantes ou novatrices.

Utiliser les modèles

Cliquez sur l'onglet Modèles.
Les modèles disponibles sont classées en deux catégories : personnel et professionnel.
Il y a un par exemple un calendrier, une liste des anniversaires à célébrer, un agenda prêt à l'emploi; etc.
Bien entendu vous pouvez personnaliser à loisir chacun des modèles afin d'en faire des feuilles de calcul de qualité vraiment professionnelle.

Utiliser les fonctions ou les diagrammes

Cliquez sur le bouton Insérer une fonction.
Les fonctions utilisées le plus fréquemment sont listées.
Vous pouvez vous servir du lien présent afin d'afficher la liste des fonctions disponibles.
Il y a en plus de 516…
Une liste complète des fonctions est disponible à partir de cette adresse : http://www.editgrid.com/doc/feature.

Créez un autre tableau puis sélectionnez les cellules qui le composent.
Cliquez maintenant sur le bouton Insérer un diagramme.
Sélectionnez le type de diagramme que vous voulez puis cliquez sur le bouton Insert.
Avec le bouton droit de la souris cliquez sur le diagramme puis sur la commande Editer Diagramme.
Saisissez un titre puis définissez si vous souhaitez afficher ou non la légende pour votre diagramme.

Notez par ailleurs que les raccourcis clavier qui sont utilisés sont listés sur cette page : http://www.editgrid.com/article/tour/keyboard.

Insérer des données distantes

Dans une nouvelle feuille de calcul cliquez sur le bouton Données distantes.

Il y a des catégories pré-établies comme les cotations en bourse.

Dans la liste déroulante Catégorie: sélectionnez par exemple l'option Cotation Stock.
Définissez le marché et le nom de la valeur à afficher.
Dans la liste déroulante Etiquettes sélectionnez l'information que vous souhaitez obtenir.
Précisez le nom de la feuille et de la cellule cible.
Cliquez sur le bouton Paramétrer>>

La cotation s'affichera en temps réel et sera actualisée au fur et à mesure de son évolution.
Vous pouvez également accéder à ce menu en cliquant sur Données – Gérer les données distantes…

Contrôler les différentes versions d'un tableau

Dans cette même feuille de calcul cliquez sur Fichier – Marquer la révision.
Saisissez une description puis cliquez sur le bouton Enregistrer.
Ouvrez de nouveau votre feuille de calcul puis cliquez sur Fichier – Afficher les révisions.

Les différentes versions de votre tableau seront listées. Elles sont de deux sortes :
Celles automatiquement sauvegardées par le système et celles que vous aurez délibérément marquées.

Sécuriser vos feuilles de calcul

À partir du moment que vous êtes le créateur/propriétaire d'une feuille de calcul vous pouvez gérer la sécurité des données présentes de différentes manières :

Appliquer un verrouillage des cellules désirées;
Modifier l'aspect ou le contenu des cellules verrouillées;
Modifier le style et le contenu des cellules verrouillées par d'autres utilisateurs.

Les utilisateurs possédant un pouvoir d'écriture sur la feuille de calcul peuvent :

Verrouiller des cellules et modifier le style de ces dernières;
Modifier le contenu des cellules non verrouillées;
Déverrouiller les cellules qu'ils ont verrouillées par eux.

Sélectionnez les cellules que vous souhaitez figer.
Cliquez avec le bouton droit de la souris puis sélectionnez la commande Appliquer la protection de cellule/rangée.

Un petit triangle de couleur jaune viendra s'inscrire dans le coin supérieur gauche de la zone verrouillée.
Notez que vous pouvez également vous servir du raccourci clavier Ctrl + 2.
Si un utilisateur avec lequel vous avez partagé votre feuille de calcul ne pourra pas modifier le contenu des cellules verrouillées.
Servez-vous du menu Afficher si vous souhaitez montrer ou cache les cellules verrouillées.
Rien à redire, cela fonctionne parfaitement !

Travailler à plusieurs sur un classeur

En admettant que vous êtes deux à travailler sur une feuille de calcul les changements se feront de part et d'autre de manière simultanée.
Vous devez ajouter un utilisateur enregistré sur EditGrid à la feuille de calcul sur laquelle vous souhaitez démarrer un travail collaboratif.

À partir d'un tableau ouvert cliquez sur l'onglet Partager puis le sous-menu Partager avec d'autres utilisateurs…
Dans la zone de texte Nom d'utilisateur: saisissez le nom de l'utilisateur puis définissez ses droits sur la tableau.
Cliquez sur le bouton Ajouter.

Notez que cet utilisateur doit posséder un compte existant sur EditGrid.
L'utilisateur avec lequel vous avez partagé la feuille de calcul devra d'abord se connecter à son espace personnel puis cliquez sur l'onglet Tableau en attente.
Il devra ensuite cliquer sur le lien Accepter afin de démarrer un travail simultané sur cette même feuille de calcul.
Vous pouvez dès lors travailler à quatre mains sur votre projet.
Là encore, c'est très bien fait ! Vous remarquerez par ailleurs que si vous avez posté cette feuille de calcul sur votre Blog cette dernière est automatiquement actualisée. Nous verrons un peu plus loin comment procéder.

Démarrer une conversation en ligne

Quand vous ouvrez une feuille de calcul que vous partagez avec un autre utilisateur une mention située en bas de la fenêtre indique leur nombre.
Il suffit de cliquer dessus ou de se servir du raccourci clavier Ctrl + M pour démarrer une conversation en ligne. Vous pouvez ainsi commenter en temps réel les modifications que chacun apporte.

Synchroniser vos documents

Cliquez sur l'onglet Modules.

EditGrid Sync est une application à installer sur votre ordinateur. Elle vous permet de synchroniser automatiquement une feuille de calcul distante avec un document en local.

Cliquez sur le lien Download Installer.
Enregistrez le fichier exécutable sur votre disque dur puis double-cliquer dessus afin d'initier le processus d'installation.
Cliquez sur le bouton Fetch my AppUserKey afin d'obtenir une clé d'authentification.
Copiez puis collez la clé qui sera générée puis cliquez sur le bouton Finish.
Lancez l'application puis cliquez sur le bouton Settings.
Modifiez éventuellement le répertoire de sauvegarde.

Vous pouvez également définir une planification pour votre sauvegarde.

Cliquez sur l'onglet My Books puis cliquez sur le bouton Backup Now.

Les feuilles créées en ligne vont être rapatriées sur votre disque dur.

Ouvrez un document puis modifiez-le en vous servant de votre tableur.
Ouvrez de nouveau EditSync.
Cliquez sur File – Upload New File puis sélectionnez le fichier que vous venez de modifier.
Confirmez l'opération de remplacement.
Ouvrez ce même document dans EditGrid.

Il a déjà été automatiquement modifié.

Traduire vos feuilles de calcul

Grid Translate vous permet de traduire une feuille de calcul dans une autre langue.

Toujours dans l'onglet Modules, cliquez sur le bouton Grid Translate.
Sélectionnez la feuille à traduire.
Choisissez le sens de la traduction puis cliquez sur le bouton Translate.

Convertir une feuille de calcul au format iCal

Votre feuille de calcul doit être publique.

Cliquez sur le bouton Grid2Calendar.
Sélectionnez le tableau à convertir puis les en-têtes de colonnes suivants :

Description;
Date de début;
Date de fin.

Le format des dates doit être le suivant : AAAA-MM-JJ. Par exemple, 2006-11-04 pour le 4 novembre 2006.
Par ailleurs, la date de fin peut ne pas être renseignée. Il suffit d'indiquer deux fois le même nom de colonne.

Cliquez sur le bouton Next et copiez l'adresse URL qui est générée.
Ouvrez ensuite Google Agenda.

Sous la mention Agendas, cliquez sur le bouton + situé à côté de l'option Autres agendas.

Cliquez sur l'onglet Adresse URL de l'agenda public.
Entrez l'adresse URL de l'agenda (au format iCal) dans le champ prévu à cet effet, puis cliquez sur Ajouter.

Vos deux agendas seront automatiquement synchronisés mais comptez tout de même un temps d'attente d'une heure environ.

Créer une carte

Cette fonctionnalité utilise l'API Google Maps.

Sélectionnez le classeur et le nom de la feuille.
Précisez si votre feuille possède des noms de colonnes ou non.
Sélectionnez les colonnes Title, description et Addresse.
Cliquez sur le bouton View Map ou View Earth.

Vous pouvez définir si vous ne souhaitez afficher que :

Point : les lieux répertoriés;
Line : les trajets;
Both : les deux.
Copiez le code affiché dans la rubrique Post to Blog.
Collez-le à l'endroit voulu dans votre Blog.

C'est tout simplement génial !

Partager vos feuilles de calcul

Cliquez sur le bouton fléché situé à gauche du nom de votre tableau puis sur le sous-menu Propriétés.
Le lien permanent ver votre feuille de calcul est mentionné.
Notez que vous pouvez aussi directement envoyer le lien en utilisant votre logiciel de messagerie ou la poster dans del.icio.us.
Il est possible de définir un ou plusieurs tags et de partager ce tableau à condition qu'ils possèdent un compte sur EditGrid.
Enfin, il est possible d'enregistrer cette feuille de calcul sous ces différents formats :
MS Excel (.xls), CSV (.csv), HTML (.html), PDF (.pdf), EditGrid XML (.xml), OpenDocument 1.0 (.ods), OpenOffice.org Calc 1.x (.sxc), Gnumeric (.gnumeric), TeX Source (.tex).

Poster votre feuille de calcul dans un Blog

Cliquez sur le bouton fléché placé à gauche de votre feuille de calcul puis cliquez sur le sous-menu Poster dans un Blog.
Choisissez le style avec lequel apparaîtra votre tableau.
Définissez les éléments qui seront visibles.
Copiez le code qui sera généré.
Rendez-vous sur votre plate-forme de Blogs puis créez un nouveau message en collant le code précédent.
Publiez votre message.

Si vous avez autorisé le public à modifier votre feuille de calcul n'importe quel internaute peut ajouter ses propres éléments.
Les modifications seront automatiquement répercutées vers votre feuille de calcul.
C'est vraiment une fonctionnalité très impressionnante...